eSZOK BR

eSZOK BR (elektroniczny System Zarządzania Obsługą Klienta) to kompleksowe narzędzie do zarządzania procesami obsługi klienta, budowania relacji z klientem, rozliczania Klienta i pracownika z powierzonych zadań i obowiązków. System eSZOK zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur umożliwia eksport i import e-faktur bez żadnych limitów czy dodatkowych opłat. System eSZOK z modułem OCR do automatycznego rozpoznawania i uzupełniania informacji to rozwiązanie dla nowoczesnych biur rachunkowych. W ramach eSZOK można przetwarzać dowolną liczbę dokumentów bez ograniczeń limitami abonamentowymi. Z poziomu Kancelarii następuje automatyczny zapis faktury do rejestru VAT w Comarch ERP Optima, bez konieczności ręcznego importu plików.

System eSZOK to: PULPIT KLIENTA ; PULPIT KLIENTA PLUS ; KANCELARIA Z OCR ; ZARZĄDZANIE BIUREM I ROZLICZENIE KLIENTA

MODUŁ PULPIT KLIENTA

To moduł przeznaczony dla klientów biur rachunkowych, dostępny przez przeglądarkę WWW. Łączy elektroniczne archiwum dokumentów firmy z panelem do wymiany dokumentów, nielimitowanym generowaniem faktur sprzedaży i eksportem ich do KSeF a narzędziem do wzajemnej komunikacji pomiędzy klientami i biurem rachunkowym.

Klienci mają stały i nielimitowany dostęp do elektronicznego archiwum dokumentów. Po zalogowaniu do Pulpitu można przesłać pliki faktur zakupu/sprzedaży, czy wyciągów bankowych (pdf.) załączając je bezpośrednio z dysku komputera lub robiąc zdjęcie smartfonem. Pliki trafiają do modułu Kancelaria w biurze rachunkowym i są przetwarzane przez OCR. Pulpit Klienta umożliwia wystawianie faktur sprzedaży i korekt i proform oraz faktur zaliczkowych. Wystawianie faktur sprzedaży oraz wysyłka do KSeF (Krajowy System e-Faktur) nie jest obarczone żadnymi limitami abonamentowymi. Faktury sprzedaży wystawiane w Pulpicie Klienta są automatycznie importowane na rejestr sprzedaży w Comarch ERP Optima, bez konieczności ręcznego wgrywania plików przez biuro rachunkowe.

Pulpit Klienta jest zintegrowany z Comarch ERP Optima i pozwala nie tylko na obieg dokumentów między klientami, a biurem rachunkowym, ale także na przesyłanie wielu informacji z Comarch ERP Optima:

• Deklaracje (PIT, VAT, CIT) - po zablokowaniu w Comarch ERP Optima klient otrzyma wydruk deklaracji z możliwością pobrania, a także powiadomienie e-mail/SMS. W powiadomieniu e-mail przesyłane są informacje szczegółowe, takie jak wysokość podatków i termin zapłaty.
• płatności (podgląd w należności, zobowiązania bezpośrednio z preliminarza płatności)
• rozliczenia z biurem rachunkowym (faktury za usługi księgowe) - klient otrzyma fakturę z możliwością pobrania, a także powiadomienie e-mail/SMS.
• Zestawienia - informacje o przychodzie, kosztach, dochodzie, różnicy VAT, podatkach i ZUS. Dane uzupełniają się na podstawie deklaracji wystawianych w Comarch ERP Optima.
• listy płac - po zablokowaniu w Comarch ERP Optima klient otrzyma wydruk listy płac z możliwością pobrania, a także powiadomienie e-mail/SMS o nowym załączniku w Pulpicie Klienta.
• informacje o pracownikach, limitach urlopowych i dodatkowych kwalifikacjach pracowników - przesyłane wraz z automatycznymi powiadomieniami (zbliżający się koniec umowy, termin ważności badań lekarskich, dodatkowych kwalifikacji).

Klienci mają dostęp do sekcji analiz:

• generowanych na podstawie danych z Comarch ERP Optima: wiekowanie należności i zobowiązań czy płatności (księgowe)- lista, a także nieobecności pracowników czy limity urlopowe.
• generowanych na podstawie faktur sprzedaży wystawianych w Pulpicie: obroty według towarów, obroty według kontrahentów, sprzedaż w czasie czy rejestry VAT.ED.

Pulpit Klienta umożliwia również korespondencję z biurem rachunkowym zarówno w ramach Zadań (Czat), jak i w komentarzach do dokumentów czy to dodanych czy zaimportowanych z KSeF wraz z wysłaniem powiadomieniami e-mail/SMS o dodanym komentarzu.

Dostępna jest również sekcja załączników, dzięki której klienci oraz biuro rachunkowe mogą przekazywać dowolne pliki. Administrator może utworzyć typy załączników, ułatwiające grupowanie i filtrowanie poszczególnych dokumentów.

MODUŁ PULPIT KLIENTA PLUS

To rozszerzenie modułu Pulpitu Klienta o dodatkowe funkcjonalności dla najbardziej zaawansowanych i wymagających użytkowników.

Klienci mają możliwość dodawania załączników do dokumentów zakupu/sprzedaży (np. dokumenty CMR, protokoły zdawczo-odbiorcze, umowy, dokumenty celne). Dodatkowe dokumenty mogą być załączone w dowolnym momencie i będą przechowywane w elektronicznej bibliotece dokumentów wraz z fakturami zakupu/sprzedaży. Załączniki można dodać również do wyciągów bankowych. Formaty załączników obsługiwane dla Wyciągów bankowych to *.sta, *.csv oraz *.mt940 umożliwiające zaimportowanie poszczególnych operacji bankowych.

W Pulpicie Klienta Plus użytkownik może importować e-faktury zakupowe i sprzedażowe z Krajowego Systemu e-Faktur. Klient pobierając e-Faktury ma możliwość weryfikacji i kwalifikacji dokumentu (przekazanie do księgowości) z poziomu Pulpitu. Możliwości te wynikają z uprawnień nadanych przez Administratora.

Klient może przypisywać rejestry i kategorie do dokumentów zakupu/sprzedaży, faktur sprzedaży wystawianych w Pulpicie jak i e-faktur importowanych z KSeF. Rodzaje rejestrów i kategorie są pobrane z Comarch ERP Optima. Admin biura rachunkowego może nadać klientom uprawnienia do wybranych rejestrów czy kategorii.

W sekcji faktury oprócz standardowych typów faktur klienci mają możliwość tworzenia faktur zakupu oraz faktury sprzedaży zgodnie z procedurą Faktura VAT Marża oraz Faktura Rolnik Ryczałtowy.

W Pulpicie Plus klient może drukować faktury sprzedaży w języku obcym, wybierając język w generatorze wydruków. Istnieje możliwość wprowadzenia tłumaczenia produktów. Przetłumaczone produkty zostaną przeniesione na fakturę zgodnie z językiem wybieranym w generatorze wydruku.

Użytkownicy Pulpitu Klienta PLUS, mogą samodzielnie generować szablony dokumentów np. dla faktur sprzedaży umów, rachunków, list obecności, raportu kasowego, czy wydruki wpłat i wypłat do zapisów kasowo/bankowych

W sekcjach na listach dostępne są różne operacje seryjne m.in. możliwość seryjnego blokowania (zatwierdzenia), rozliczenia/cofania rozliczeń oraz seryjnego drukowania/wywoływania podglądu, usuwania czy seryjnego dodawania obecności i nieobecności. Różnorodność operacji seryjnych wynika z funkcjonalności danej sekcji w menu konfiguracyjnym. Admin biura rachunkowego również może skorzystać z operacji seryjnych.

Organizer to funkcjonalność związana z zarządzaniem czasem pracy. Użytkownicy klienta czy biura rachunkowego mogą zakładać wydarzenia jednorazowe czy cykliczne (spotkania, zadania), mają możliwość wzajemnego udostępnienia wydarzenia. W Organizerze automatycznie zakłada się wydarzenie związane z wystawioną deklaracją jak i wystawioną fakturą sprzedaży przez biuro rachunkowe w systemie księgowym. Organizer został wyposażony w system powiadamiania e-mail/SMS o zbliżającym się wydarzeniu. Dzięki rozbudowanym narzędziom można zdefiniować rodzaj i cykliczność powiadomień m.in. powiadomień windykacyjnych o braku płatności za faktury z biura rachunkowego czy powiadomienie dotyczące terminu płatności deklaracji.

Administrator może nadać użytkownikowi dostęp do Raportów Kasowo/Bankowy dzięki którym użytkownik może prowadzić rozliczenia swoich płatności czy to za pomocą rozliczeń gotówkowych czy bezgotówkowych. Dzięki czemu na bieżąco może monitorować stan rozliczeń swojej firm. Użytkownik może również generować pliki z płatnościami do banków np. ING, mBank.

W sekcji analiz dla użytkowników korzystających z rozszerzenia zostały dodane następujące analizy:

• analiza wiekowanie należności i zobowiązań (handlowe) generowana na podstawie z rozliczeń płatności dokonywanych w sekcji Raporty Kasowo/Bankowe w Pulpicie Klienta.
• analiza geomarketingowa, generowana na podstawie kodów pocztowych z faktur sprzedaży wystawianych w Pulpicie. Analiza może być pomocna w podejmowaniu decyzji biznesowych w oparciu o wizualizację sprzedaży na mapie Polski.
• Ewidencja ryczałtowa , KPIR -księga podatkowa, Dekrety- zapisy księgowe, Środki trwałe, to analizy dzięki którym użytkownicy mają podgląd do danych wprost z systemu księgowego Comarch ERP Optima, przesyłane dane uzależnione są od rodzaju prowadzonej księgowości przez Klienta.
• Faktury- Lista- pozwala utworzyć zestawienia wystawionych faktur w wybranym przedziale czasowym oraz pozwala pobrać te dane do arkusza kalkulacyjnego
• Płatności (handlowe)- Lista analiza pozwala tworzyć zestawienia dotyczące terminów płatności czy rozliczeń gotówkowych, bezgotówkowych prowadzonych przez użytkownika w panelu klienta.

Użytkownik Klienta może przekazać informację o zamknięciu miesiąca do biura rachunkowego. Dzięki czemu biuro rachunkowe wie że klient zakończył m.in. sprzedaż na dany miesiąc, przekazał wszystkie dokumenty kosztowe, raporty kasowo/bankowe czy wprowadził obecności /nieobecności pracowników. Warunki zamykania miesiąca wynikają z nadanych uprawnień i konfiguracji w panelu administracyjnym. Informacja o zamknięciu miesiąca sygnalizuje księgowemu, że może przystąpić do rozliczania klienta pod względem podatkowym. Biuro rachunkowerównież może przekazać informacje o zamknięciu miesiąca pod względem księgowo podatkowym. Istnieje możliwość otrzymywania powiadomień e-mail o zamknięciu miesiąca.

W wersji rozszerzonej dodano Komunikator umożliwiający bezpośrednią komunikację (czat) z wybranym użytkownikiem danej firmy mającym dostęp do Komunikatora czy księgowym mającym dostęp do danej firmy w Pulpicie Klienta.

W obszarze kadrowy dostępna jest Rejestracja Czasu Pracy, dzięki której klient może dodać obecności lub nieobecności pracowników. Informacje zostaną zaimportowane do Comarch ERP Optima.

Klienci mają dostęp do deklaracji pracowniczych oraz kwitków wypłat, wystawionych i zatwierdzonych w Comarch ERP Optima, wraz z automatycznym powiadomieniem e-mail / SMS oraz możliwością wysyłki seryjnej deklaracji i kwitków wypłat bezpośrednio na maile pracowników.

Dostępne są umowy cywilnoprawne wraz z listą rachunków. Dane pobierane są z Comarch ERP Optima, klient ma możliwość wydrukowania umowy oraz rachunku do umowy.

Dodano sekcję e-Teczka dzięki której Klient ma dostęp do elektronicznej dokumentacji pracowniczej tj.: zgromadzonych dokumentów kadrowych w formie elektronicznej dotyczących pracownika.

Administrator ma możliwość dodawania ogłoszeń wraz z ikonami graficznymi wyróżniającymi rodzaj ogłoszenia, kierowania ogłoszeń do wybranej grupy użytkowników oraz zastosowania zaawansowanych ustawień okna logowania, dzięki którym można dodać własny opis oraz slider z obrazkami na stronę startową Pulpitu Klienta.

NOWOŚĆ! Interaktywne formularze

Interaktywne formularze to dodatek do Pulpitu Klienta Plus zintegrowanego z Comarch ERP Optima. Funkcjonalność pozwala tworzyć szablony formularzy, które można udostępniać klientom biura rachunkowego jak i osobom z zewnątrz. Narzędzie to pozwala na tworzenie formularzy dla danych pracowniczych, zgłoszenia członka rodziny, zgłoszenia środków trwałych, umów czy wniosków do biura rachunkowego. Interaktywne formularze pozwalają na automatyczne przenoszenie danych do Comarch ERP Optima. Działanie Interaktywnych formularzy wymaga dodatkowej licencji.

MODUŁ KANCELARIA

To moduł zbierający i przetwarzający dokumenty klientów. Wyposażony jest w narzędzie OCR, które automatycznie przetwarza przesłane przez klienta skany bądź dokumenty zeskanowane w biurze. Program pobiera pliki z odpowiednich folderów, rozpoznaje treści i automatycznie uzupełnia informacje z faktur w oknie rejestru VAT. Pracownicy biura mogą zweryfikować dane i dodać fakturę do rejestru VAT lub do ewidencji dodatkowej. Program odbiera przekazywane eFaktury pobrane z Krajowego Systemu eFaktur przez klienta w Pulpicie Klienta Plus, a także Kancelaria umożliwia pobór eFaktur po numerze NIP Klientów bezpośrednio z Krajowego Systemu eFaktur bez ograniczeń czy dodatkowych opłat abonamentowych, eFaktury można w automatyczny sposób dodawać do rejestrów VAT w programie księgowym. Można prowadzić komunikację z klientem do konkretnego dokumentu oraz dodawać załączniki które są również widoczne w rejestrach Vat w Comarch ERP Optima.

Z poziomu Kancelarii dostępny jest słownik kontrahentów oraz słownik kategorii z Comarch ERP Optima. Rejestry oraz kategorie podpowiadają się zgodnie z ich przypisaniem do kontrahenta.

Z poziomu Kancelarii można aktualizować dane kontrahenta oraz tworzyć i przypisywać kategorie do kontrahenta i pozycji (zmiany są od razu wprowadzone również w Comarch ERP Optima. Program umożliwia łączenie lub dzielenie stron faktur, obracanie dokumentów, zmianę typu faktury zakup<->sprzedaż, usuwanie błędnie dodanych plików oraz zbiorczy wydruk z opcją dodatkowych nadruków (np. ID księgowy, nr w rejestrze VAT z Comarch ERP Optima). W programie można również szybko filtrować oraz wyszukiwać faktury według danych takich jak kontrahent, kategorie, numer dokumentu, daty itd., a także wyszukać fakturę po dowolnym słowie odczytanym przez OCR (np. słowo z pozycji faktury).

Wykorzystanie mechanizmu OCR pozwala na przetwarzanie danych bezpośrednio z plików *.pdf wyciągów bankowych wygenerowanych w bankowości elektronicznej Klienta, bez konieczności wykorzystania specjalnych plików. Funkcjonalność odczytuje poszczególne zapisy z wyciągu z uwzględnieniem podmiotów, numerów rachunków, kwot oraz sald i umożliwia rozliczenie transakcji po wskazanych parametrach.

Użytkownik z poziomu Kancelarii ma możliwości strojenia OCR na trzy sposoby: uczenie maszynowe (AI 1.0) zastosowanie tzw. REGEXU , uczenie lokalizacji x,y (AI 2.0), uczenie automatyczne (AI 3.0).

Dzięki Kancelarii możliwy jest także podgląd skanów z poziomu Comarch ERP Optima z widoków: rejestr VAT, preliminarz płatności, KPiR, zapisy księgowe, ewidencja dodatkowa, a także raporty kasowo-bankowe.

Pracownicy biura mogą komunikować się z użytkownikami Pulpitu Klienta oraz między sobą, tworzyć grupy dyskusyjne dzięki funkcjonalność Czat, która jest dostępna wówczas gdy Biuro Rachunkowe korzysta z Pulpitu Klienta w wersji rozszerzonej .

Pracownicy biura mogą z poziomu Kancelarii wysyłać dowolne załączniki do Pulpitu Klienta, zakładać zadania lub wykonywać zadania złożone przez klienta w Pulpicie Klienta. Zadania(Czat) umożliwiają prowadzenie korespondencji z klientem jak i przekazywać pliki do konkretnego zadania. Dodatkowo do przekazanych dokumentów można prowadzić dwustronną komunikację a także dodawać załączniki.

Przy pomocy funkcjonalności archiwum dokumentów, użytkownicy mogą na generować wydruki zgodnie z typem prowadzonej księgowości -- księga podatkowa, ewidencja ryczałtowa, dzienniki z załączonymi skanami poszczególnych faktur.

Przy pomocy funkcjonalności usługi dodatkowe, użytkownicy z poziomu Kancelarii mogą zaplanować wykonanie nowej usługi dodatkowej dla konkretnego Klienta, bez konieczności logowania się do modułu Zarządzanie biurem i rozliczenie klienta.

MODUŁ ZARZĄDZANIE BIUREM I ROZLICZENIE KLIENTA

Moduł eSZOK Zarządzanie biurem i rozliczenie klienta to narzędzie wspierające proces zarządzania biurem rachunkowym poprzez delegowanie i egzekwowanie zadań wykonywanych przez pracowników. Dodatkowo moduł usprawnia proces rozliczania się z klientem za wykonane dla niego usługi zgodnie z warunkami zawartymi w umowie między klientem a biurem rachunkowym. Automatyzacja procesu związanego z rozliczeniem klienta polega na sumowaniu wykonanych na rzecz klienta działań i usług dodatkowych, a następnie na wygenerowaniu odpowiedniej dokumentacji. Rozwiązanie jest szczególnie pomocne dla firm ceniących sobie efektywność, dokładność i jakość obsługi klienta. Moduł eSZOK Zarządzanie biurem i rozliczenie klienta to nowoczesne oprogramowanie usprawniające pracę biura rachunkowego. System jest zintegrowany z Comarch ERP Optima, a dodatkowo może być wykorzystany jako składowa systemu klasy CRM dla biur rachunkowych tj. systemu eSZOK.

Czytaj więcej...