eSZOK BR (elektroniczny System Zarządzania Obsługą Klienta Biur Rachunkowych) z modułem OCR - automatycznego rozpoznawania i uzupełniania informacji - to rozwiązanie dla nowoczesnych biur rachunkowych. Faktury przesłane przez klientów za pośrednictwem Pulpitu Klienta lub zeskanowane bezpośrednio w biurze rachunkowym są przetwarzane przez moduł OCR. Z poziomu Kancelarii następuje automatyczny zapis faktury do rejestru VAT w Comarch ERP Optima, bez konieczności ręcznego importu plików. W ramach eSZOK można przetwarzać dowolną liczbę dokumentów bez ograniczeń limitami abonamentowymi.

PULPIT KLIENTA to aplikacja webowa, przeznaczona dla klientów biur rachunkowych, dostępna przez przeglądarkę WWW. Łączy elektroniczne archiwum dokumentów firmy z panelem do wymiany dokumentów oraz komunikowania się pomiędzy klientami i biurem rachunkowym.

Klienci mają stały i nielimitowany dostęp do elektronicznego archiwum dokumentów. Po zalogowaniu do Pulpitu można przesłać pliki faktur zakupu/sprzedaży, załączając je bezpośrednio z dysku komputera lub robiąc zdjęcie smartfonem. Pliki trafiają do modułu Kancelaria w biurze rachunkowym i są przetwarzane przez OCR. Pulpit Klienta umożliwia również wystawianie faktur sprzedaży i korekt, proform oraz faktur zaliczkowych. Faktury sprzedaży wystawiane w Pulpicie Klienta są automatycznie importowane na rejestr sprzedaży w Comarch ERP Optima, bez konieczności ręcznego wgrywania plików przez biuro rachunkowe.

Pulpit Klienta jest zintegrowany z Comarch ERP Optima i pozwala nie tylko na obieg dokumentów między klientami, a biurem rachunkowym, ale także na przesyłanie wielu informacji z Comarch ERP Optima:

• deklaracje (PIT, VAT, CIT) - po zablokowaniu w Comarch ERP Optima klient otrzyma wydruk deklaracji z możliwością pobrania, a także powiadomienie e-mail/SMS. W powiadomieniu e-mail przesyłane są informacje szczegółowe, takie jak wysokość podatków i termin zapłaty.
• płatności (podgląd w należności, zobowiązania)
• rozliczenia z biurem rachunkowym (faktury za usługi księgowe) - klient otrzyma fakturę z możliwością pobrania, a także powiadomienie e-mail/SMS.
• zestawienia - informacje o przychodzie, kosztach, dochodzie, różnicy VAT, podatkach i ZUS. Dane uzupełniają się na podstawie deklaracji wystawianych w Comarch ERP Optima.
• listy płac - po zablokowaniu w Comarch ERP Optima klient otrzyma wydruk listy płac z możliwością pobrania, a także powiadomienie e-mail/SMS o nowym załączniku w Pulpicie Klienta.
• informacje o pracownikach i limitach urlopowych - przesyłane wraz z automatycznymi powiadomieniami (zbliżający się koniec umowy, termin ważności badań lekarskich, dodatkowych kwalifikacji).

Klienci mają dostęp do sekcji analiz: wiekowanie należności i zobowiązań (na podstawie płatności z Comarch ERP Optima), a także analiz generowanych na podstawie faktur sprzedaży wystawianych w Pulpicie: obroty według towarów, obroty według kontrahentów, sprzedaż w czasie oraz (w wersji Pulpit Plus) Mapa Polski.

Pulpit Klienta umożliwia również korespondencję z biurem rachunkowym zarówno w ramach czatu (zadań), jak i w komentarzach do dokumentów, wraz z powiadomieniami e-mail/SMS.

Dostępna jest również sekcja załączników, dzięki której klienci oraz biuro rachunkowe mogą przekazywać dowolne pliki. Administrator może utworzyć typy załączników, ułatwiające grupowanie i filtrowanie poszczególnych dokumentów.

Pulpit Klienta PLUS to wersja rozszerzona Pulpitu Klienta Standard o dodatkowe funkcjonalności dla najbardziej zaawansowanych i wymagających użytkowników.

Klienci mają możliwość dodawania załączników do dokumentów zakupu/sprzedaży (np. dokumenty CMR, protokoły zdawczo-odbiorcze, umowy, podpisane faktury). Dodatkowe dokumenty mogą być załączone w dowolnym momencie i będą przechowywane w elektronicznej bibliotece dokumentów wraz z fakturami zakupu/sprzedaży. Załączniki można dodać również do wyciągów bankowych.

Klient może przypisywać rejestry do dokumentów zakupu/sprzedaży. Rodzaje rejestrów są pobrane z Comarch ERP Optima. Admin biura rachunkowego może nadać klientom uprawnienia do wybranych rejestrów (osobne uprawnienia do przypisywania rejestrów oraz do podglądu dokumentów z wybranych rejestrów).

W Pulpicie Plus klient może drukować faktury sprzedaży w języku obcym, wybierając język w generatorze wydruków. Istnieje możliwość wprowadzenia tłumaczenia produktów. Przetłumaczone produkty zostaną przeniesione na fakturę zgodnie z językiem wybieranym w generatorze wydruku.

Dostępne są operacje seryjne dla faktur sprzedaży, korekt, proform oraz zaliczek – możliwość seryjnego blokowania (zatwierdzenia), rozliczenia/cofania rozliczeń oraz seryjnego drukowania/wywoływania podglądu faktur. Admin biura rachunkowego również może skorzystać z operacji seryjnych zatwierdzania oraz drukowania/wywoływania podglądu faktur.

W sekcji analiz została dodana analiza geomarketingowa, generowana na podstawie kodów pocztowych z faktur sprzedaży wystawianych w Pulpicie. Analiza może być pomocna w podejmowaniu decyzji biznesowych w oparciu o wizualizację sprzedaży na mapie Polski.

Dostępna jest Rejestracja Czasu Pracy, dzięki której klient może dodać obecności lub nieobecności pracowników. Informacje zostaną zaimportowane do Comarch ERP Optima.

Klienci mają dostęp do deklaracji pracowniczych, wystawionych i zatwierdzonych w Comarch ERP Optima, wraz z automatycznym powiadomieniem e-mail / SMS.

Dostępne są umowy cywilnoprawne wraz z listą rachunków. Dane pobierane są z Comarch ERP Optima, klient ma możliwość wydrukowania umowy oraz rachunku do umowy.

Administrator ma możliwość dodawania ogłoszeń wraz z ikonami graficznymi wyróżniającymi rodzaj ogłoszenia oraz zastosowania zaawansowanych ustawień okna logowania, dzięki którym można dodać własny opis oraz slider z obrazkami na stronę startową Pulpitu Klienta.

KANCELARIA to program stacjonarny dla biur rachunkowych z narzędziem OCR, który automatycznie przetwarza przesłane przez klienta skany bądź dokumenty zeskanowane w biurze. Program pobiera pliki z odpowiednich folderów, rozpoznaje treści i automatycznie uzupełnia informacje z faktur w oknie rejestru VAT. Pracownicy biura na podstawie przetworzonych plików mogą zweryfikować odczytane dane i dodać fakturę do rejestru VAT lub do ewidencji dodatkowej. Z poziomu Kancelarii dostępny jest słownik kontrahentów oraz słownik kategorii z Comarch ERP Optima. Rejestry oraz kategorie podpowiadają się zgodnie z ich przypisaniem do kontrahenta.

Z poziomu Kancelarii można aktualizować dane kontrahenta oraz tworzyć i przypisywać kategorie do kontrahenta (zmiany są od razu wprowadzone również w Comarch ERP Optima). Program umożliwia łączenie lub dzielenie stron faktur, obracanie dokumentów, zmianę typu faktury zakup<->sprzedaż, usuwanie błędnie dodanych plików oraz zbiorczy wydruk z opcją dodatkowych nadruków (np. ID księgowy, nr w rejestrze VAT z Comarch ERP Optima). W programie można również szybko filtrować oraz wyszukiwać faktury według danych takich jak kontrahent, kategorie, numer dokumentu, daty itd., a także wyszukać fakturę po dowolnym słowie odczytanym przez OCR (np. słowo z pozycji faktury).

Pracownicy biura mogą z poziomu Kancelarii wysyłać załączniki do Pulpitu Klienta lub kontaktować się z klientem za pośrednictwem czatu np. w celu uzupełnienia opisu do konkretnych faktur. Z listy wyciągów bankowych jest możliwość dodania raportu kasowo-bankowego wraz z wyciągiem w formacie .pdf.

Dzięki Kancelarii możliwy jest także podgląd skanów z poziomu Comarch ERP Optima z widoków: rejestr VAT, preliminarz płatności, KPiR, zapisy księgowe, ewidencja dodatkowa, a także raporty kasowo-bankowe.

*eSZOK BR to rozwiązanie modułowe. Kancelaria z OCR działa niezależnie od Pulpitu Klienta. Aby korzystać z możliwości Pulpitu Klienta niezbędny jest zakup pełnego pakietu eSZOK BR. Oprogramowanie jest kompatybilne ze stacjonarną wersją Comarch ERP Optima.