Moduł
eSZOK Zarządzanie biurem i rozliczenie klienta to narzędzie wspierające proces zarządzania biurem rachunkowym poprzez delegowania i egzekwowania zadań wykonywanych przez pracowników. Dodatkowo moduł usprawnia proces rozliczania się z klientem za wykonane dla niego usługi zgodnie z warunkami zawartymi w umowie między klientem a biurem rachunkowym. Automatyzacja procesu związanego z rozliczeniem klienta polega na sumowaniu wykonanych na rzecz klienta działań i usług dodatkowych, a następnie na wygenerowaniu odpowiedniej dokumentacji. Rozwiązanie jest szczególnie pomocne dla firm ceniących sobie efektywność, dokładność i jakość obsługi klienta. Moduł eSZOK Zarządzanie biurem i rozliczenie klienta to nowoczesne oprogramowanie usprawniające pracę biura rachunkowego. System jest zintegrowany z Comarch ERP Optima, a dodatkowo może być wykorzystany jako składowa systemu klasy CRM dla biur rachunkowych tj. systemu eSZOK.
Główne atuty modułu Zarządzanie Biurem i Rozliczenie klienta to:
Zarządzanie obowiązkami
Zarządzanie usługami dodatkowymi
Terminarz
Umowy
Automatyczne wystawianie faktur
Zestawienia i analizy
Zarządzanie obowiązkami:
Użytkownik w łatwy sposób może przypisać wykonanie obowiązków swoim pracownikom. Użytkownik może zaplanować datę czy godzinę wykonania, ma możliwość ustawienia cykliczności wykonywania zadań np. co tydzień, miesiąc.
Zarządzanie usługami dodatkowymi
Użytkownik można zaplanować wykonanie usług wykraczających poza ramy obowiązującej umowy z klientem. Po wykonaniu usługa może zostać rozliczona natychmiast lub w terminie zgodnym z okresem rozliczenia obowiązującej umowy. Użytkownik korzystając z przygotowanych "makr systemowych" pobierających dane z odpowiednich pól w programie może stworzyć dodatkowy opis do pozycji na fakturze. Opis ten automatycznie wygeneruje się na fakturze.
Terminarz (kalendarz):
Użytkownik zarządzając czynnościami m.in. w biurze rachunkowym może korzystać z wielu widoków terminarza. Użytkownik ma możliwość poglądu zaplanowanych, rozpoczętych jak i ukończonych zadań. Istnieje możliwość przeszukiwania Terminarza dzięki zastosowanym filtrom m.in. po nazwach czynności; wykonawcy; kodzie kontrahentach; statusie zadania itp.
Umowy:
Użytkownik może wprowadzić dowolną ilość umów z klientem i grupować je według typów. Określenie sposobu rozliczania z klientem przebiega na podstawie wcześniej stworzonego wzoru lub poprzez uzupełnienie danych indywidualnie. Funkcjonalności modułu pozwalają na tworzenie cenników usług dodatkowych i wprowadzanie kart zadaniowych przypisanych do poszczególnych Klientów i ich operatorów w biurze rachunkowym. Użytkownik ma możliwość seryjnej zmiany warunków umów i seryjnego tworzenia aneksów.
Automatyczne wystawianie faktur:
Narzędzie automatycznie generuje faktury cykliczne zgodnie z warunkami określonymi w umowy tzn. zlicza wskazane pozycje z bazy Klienta w głównym systemie księgowym zgodnie ze schematami rozliczeń, uwzględnia wprowadzone dane dotyczące wykonanych dodatkowo usług, uwzględniając przy tym dane z cennika lub cenę indywidualną wykonanej usługi. Użytkownik ma również możliwość ręcznej generacji faktur za dany okres rozliczeniowy.
Zestawienia i Analizy:
Użytkownik może tworzyć własne zestawienia wykonanych czynności księgowych, analiz czasu pracy pracownika, analiza czasu wykonania danego zadania, zrealizowanych i niezrealizowanych usług dodatkowych, zafakturowanych i podlegających fakturowaniu usług. Funkcjonalność modułu pozwala stworzeniu indywidualnego widoku tworzonych analiz, a także eksport danych do pliku.
